Contrato de encargo del tratamiento
Este contrato, conforme al artículo 28 del RGPD y al artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), forma parte de las Condiciones de uso entre Voixa Consultors S.L., NIF B24744351 («Pescada», el encargado), y el Cliente. Se aplica siempre que Pescada trate datos personales por cuenta del Cliente.
Cuando el Cliente sea a su vez encargado del tratamiento de sus propios clientes (como suele ocurrir con una asesoría), Pescada actúa como subencargado y el Cliente confirma que sus clientes le autorizan a contratar a Pescada en estos términos.
1. Objeto, duración y finalidad
Pescada trata datos personales solo para prestar el servicio descrito en las Condiciones: guardar e intercambiar documentos, mantener el registro de actividad, enviar avisos y recordatorios, y leer documentos para extraer datos contables y casar cobros y pagos con facturas. El contrato dura lo mismo que las Condiciones y la conservación que la ley exija después.
2. Datos e interesados
| Interesados | Datos personales |
|---|---|
| Usuarios del Cliente y de sus clientes | Nombre, correo, empresa, función, actividad en el portal |
| Empleados de los clientes del Cliente | Datos de documentos laborales y fiscales: nombre, NIF, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria, salario |
| Clientes y proveedores que son personas físicas o autónomos | Nombre, NIF, domicilio, importes facturados o pagados, cuenta bancaria |
| Socios, administradores y firmantes | Nombre, número de documento de identidad, domicilio, firma |
El servicio no está diseñado para categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD). El Cliente no subirá este tipo de datos salvo acuerdo por escrito.
3. Obligaciones de Pescada
- Tratar los datos personales solo según las instrucciones documentadas del Cliente, que son estos términos y el uso que el Cliente haga del servicio, e informarle si una instrucción parece infringir la normativa de protección de datos.
- Garantizar que todas las personas autorizadas a tratar los datos están obligadas a la confidencialidad.
- Aplicar las medidas descritas en la página de Seguridad, que constituye el Anexo 2 de este contrato.
- Recurrir únicamente a los subencargados que figuran en la página de Subencargados (Anexo 1), mediante contratos por escrito que impongan las mismas obligaciones. Avisar con al menos 30 días de antelación de cualquier subencargado nuevo o sustituido; el Cliente podrá oponerse por motivos razonables de protección de datos y, si no podemos atender la objeción, resolver el contrato antes de que se aplique el cambio.
- Ayudar al Cliente a responder a las solicitudes de los interesados y a cumplir sus obligaciones de los artículos 32 a 36 del RGPD, teniendo en cuenta la información de que disponga Pescada.
- Notificar al Cliente cualquier violación de la seguridad de los datos personales sin dilación indebida y, en todo caso, en un plazo de 48 horas desde que tenga conocimiento, con la información disponible en ese momento.
- Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías, incluidas inspecciones, por el Cliente o un auditor designado por él, con 30 días de preaviso y como máximo una vez al año, salvo que una violación de seguridad o una autoridad de control exijan otra cosa.
- Llevar el registro de actividades de tratamiento exigido por el artículo 30.2 del RGPD.
4. Transferencias internacionales
Los datos del Cliente se alojan en la Unión Europea. Cuando un subencargado situado fuera del Espacio Económico Europeo los trate, la transferencia se basa en una decisión de adecuación, incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., o en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea, según se indica en el Anexo 1.
5. Obligaciones del Cliente
El Cliente confirma que dispone de base jurídica para los datos que él y sus clientes suben, informa a los interesados como exige la ley y mantiene actualizada la lista de personas con acceso.
6. Lectura automática
El Cliente encarga a Pescada la lectura automática de extractos bancarios y facturas, incluida la lectura de PDF e imágenes por el proveedor de IA que figura en el Anexo 1. El Cliente puede pedirnos que desactivemos la lectura con IA en su cuenta; los ficheros bancarios estructurados (Norma 43, camt.053, CSV) se leen siempre en los servidores de Pescada.
7. El registro de actividad como prueba
El Cliente reconoce que el registro de actividad está encadenado y solo admite nuevas entradas, y que los informes exportados de él recogen el envío, el aviso, la apertura y la confirmación de los documentos. El Cliente puede utilizarlos como prueba de esos hechos ante sus clientes.
8. Fin del servicio
Al terminar el contrato, el Cliente puede exportar sus documentos y su registro de actividad durante 30 días. Después, Pescada suprime los datos personales del Cliente, incluidas las copias, salvo que la normativa española o de la UE exija conservarlos. Los documentos se guardan con un bloqueo que impide su borrado durante 6 años desde la subida, para preservar los registros exigidos por el Código de Comercio (artículo 30); hasta que vence el bloqueo se conservan bloqueados y no se usan para ningún otro fin, y se suprimen al vencer.
9. Responsabilidad y ley aplicable
La responsabilidad se rige por las Condiciones de uso y el artículo 82 del RGPD. Este contrato se rige por la ley española y son competentes los juzgados y tribunales de Barcelona.